Iga organisatsiooni jätkusuutlikkuse seisukohalt on oluline oma ressurssidest ülevaate omamine, nende haldamine ja planeerimine. Üheks oluliseks ja vahel alahinnatud ressursiks on aeg, käegakatsumatu ja keerulisemalt hoomatav suurus. Kuidas hallata aega nii, et sellest ka reaalset kasu oleks? Üksikindiviidi puhul on lihtne. Inimene valib omale sobivaima meetodi (jooksev programm, tagantjärgi kirjapanek, umbkaudne informatsioon oma peas) ja omab oma ajast ülevaadet sellisel kujul ja vormis nagu enda jaoks kõige mõistlikum tundub.
Igasugune edukas ajahaldamine organisatsiooni tasandil algab piisava kvaliteediga sisendi ehk üles märgitud ajakulu olemasolust. Seejuures peab organisatsioon lähtuma sisendi loomisel ühtsest taustsüsteemist ja üldiselt kokkulepitud põhimõtetest.
Suure organisatsiooni puhul omab üksikute inimeste poolt ebakvaliteetse sisendi andmine suhteliselt väiksemat mõju (üldised tendentsid jäävad samaks), ent ka tõrvatilk meepotis paneb poti ülejäänud sisu kvaliteedi kahtluse alla. Väikese organisatsiooni puhul on sisendi kõrge kvaliteedi tagamine äärmiselt oluline, sest vastasel juhul läheb raisku nii aja märkimiseks kulutatud aeg kui ka järgnev väärinformatsioonile tuginev analüüs ja edasiste plaanide tegemine. Väga heal tasemel andmekvaliteedi saavutamine võimaldab realistlikku ülevaadet nii tehtust (senine ajakulu) kui ka tehtavast (analüüs kui uus sisend planeerimiseks) – ehk ühesõnaga annab kontrolli aja üle.
Kuidas tagada sisendi kvaliteeti? Kahtlemata on selle juures erinevaid faktoreid, alates tehniliste tõrgete puudumisest kuni regulaarse andmekvaliteedi kontrollimiseni. Siinkohal peatun ma aga minu meelest peamisel andmekvaliteeti negatiivselt mõjutaval teguril – ajamärkijate demotiveeritusel.
Motivatsioonipuuduse tekkimise eeldused mida tuleb vajaliku andmekvaliteedi saavutamiseks silmas pidada ja vältida?
1. Eeskuju puudumine. Mitmetasandilise struktuuriga organisatsioonis määrab iga allüksuse tegevusmustri selle allüksuse juhi käitumine. Kui allüksuse juht ei ole piisavalt mõistnud ühtse ajahaldussüsteemi vajalikkust või lihtsalt ei soovi/ei taha/ei viitsi sellega tegeleda, siis ei nõua ta enamat ka oma alluvatelt. Meeskonnajuhi kui esmase kontrollitasandi ja ka kasulõikaja (põhjalikud ja dokumenteeritud teadmised meeskonna ajakulust) tegevusetus loob eeldused püsivateks andmekvaliteediprobleemideks. Üldiselt on eeskuju puudumine nakkav ja nakatav – iga vähemotiveeritud kõrgem tasand loob samad tingimused ka vahetult järgnevale alumisele tasandile jne
2. Kasulikkuse vähene mõistmine. See punkt on eelmisega otseselt seotud. Äärmiselt oluline on ajahalduse kasulikkuse põhjalik ning teatava perioodilisusega järjepidev teadvustamine ja teavitamine. Aja mõõtmine ei ole ju mitte eesmärk vaid vahend eesmärkide saavutamiseks. Kui töötaja saab aru, kuidas ülesmärgitud aeg aitab tal endal, meeskonnal, organisatsioonil oma töödest ja tegemistest paremat ülevaadet saada ning seeläbi ajaressurssi efektiivsemalt planeerida, siis saab ajamärkimisest eesmärgistatud tulevikkuvaatav tegevus ning motivatsioon ühes andmekvaliteediga paranevad. Kui töötaja jaoks on aja märkimine vaid tüütu kohustus, mida on tarvis kellegi teise jaoks teha, siis on selle puhul tegemist ruineeriva kohustusega, mis saab tehtud vaid tegemise enda pärast ning suvalise kvaliteediga.Kasulikkuse teadvustamise abil saab aidata vähendada ka hirme ajajälgimisest kui autoritaarsest kontrollimehhanismist, sest viimase mulje olemasolu tagab lisaks töötajate vähesele motivatsioonile ka sisendi ebarealistlikult kallutatud tulemuse.
3. Analüüsitulemused jäävad liiga kõrgele tasandile. See punkt mõjutab samuti oluliselt kasulikkuse mõistmist ning panustamise efektiivsust. Kui saadud sisendi põhjal tehakse analüüse, ülevaateid, prognoose ainult tippjuhtkonna tarbeks, siis jääb ajamärkija jaoks saamata oluline tagasiside, mis aitab paremini mõista ja hinnata oma (olulist) rolli organisatsiooni ühtses tervikus. Regulaarne analüüs (individuaalne, meeskondlik, organisatsiooni terviklik) peab lisaks vastustele juhtkonnale ja analüütikutele andma ka kasulikku tagasisidet personalile tervikuna.
4. Halb ajamärkimismeetodi valik. Mitmed kaasaegsed ajamärkimist lihtsustavad lahendused pakuvad erinevaid sisestusvõimalusi (ette täites, jooksvalt reaalajas täites, tagantjärgi täites). Oma kogemuse pealt võin öelda, et ülekaalukalt populaarseim on tagantjärgi aja üles märkimine. Kui võimaluse olemasolu ajamärkimise meetodi valikuks on kindlasti motiveeriv, siis parima valiku (reaalajas märkimine) tegemata jätmine omab pikas perspektiivis pigem demotiveerivat iseloomu. Seda kahel põhjusel:
Esiteks loob see võimalused ajahalduse kui kontseptsiooni kritiseerimiseks („aga aja märkimine võtab nii kaua aega“, „Kas ma pean aja märkimise ka eraldi tegevusena kirja panema?“). Tagantjärgi aja märkimine võtabki kaua aega – tuleb meenutada, tuleb sisestada ning see võib võtta kümneid minuteid aega. Arvestades, et selline märkimine leiab aset tavaliselt (reede) õhtuti, saab tegevus kiirelt tüütuse sünonüümiks. Reaalajas märkimine võimaldab tegevused algatada ja peatada sekundite jooksul ning märgitu ülevaatamine ei võta kauem kui mõne minuti, mistõttu ei tekita see võrreldavat motivatsiooniauku.
Teiseks ei taga tagantjärgi märkimine parimat võimalikku tulemust – keegi ei mäleta täpselt, mida ja kui kaua sai mingil päeval ja mingil kellaajal tehtud. Ja kui keegi teab, sest on selle üles kirjutanud, siis on selle ümbertrükkimine lisaks vähesele põnevusele ka täielik ajaraiskamine. Tagantjärgi saab meenutada üldpilti ent mitte detaile jooksva ajaarvestuse mõttes. Lisaks sellele saab tagantjärgi meenutamine olla väsitav ja vähemotiveeriv tegevus, jättes ühtlasi pakkumata võimaluse tunda, et „aeg jookseb“, selle asemel, et avastada kellale vaadates „kui kaugele aeg juba jõudnud on“.
5. Halb/ebamugav ajajälgimisvahend. Nüüdseks on selge, et mida rohkem informatsiooni ajajälgimise tulemustest ning mida väiksem ajakulu aja märkimise tegevusele endale, seda suurem on motivatsioon sellega korrektselt ja kvaliteetselt tegeleda. Aja- ja närvikulu aitab minimeerida ka hea ja läbimõeldud ajajälgimisvahendi valik. Alates lihtsast Exceli timesheet’ist kuni keerukate spetsiaalrakendusteni, on määrav siiski, et valitud lähenemine vastaks organisatsiooni vajadustele ja oleks eelkõige kasutajasõbralik ja mugav. Kui vahend ei ole kasutajasõbralik, siis on kõik võimalused eeldada, et selle igapäevane kasutamine pigem suurendab motivatsiooni puudumist korrektselt aega märkida kui vähendab seda.
Kindlasti ei ole koostatud nimekiri ammendav ega piiritletud vaid ajahalduse raamistikuga. Küll on aga erinevaid märksõnu organisatsiooni vajadustega ühendades võimalik jõuda efektiivselt toimiva ajahaldussüsteemi rakendamiseni. Väga oluline on erinevate andmekvaliteeti ja süsteemi toimivust mõjutavatele teguritele jälile jõuda juba ajahalduse planeerimise faasis. Ajahalduse, kui tervet organisatsiooni igapäevaselt mõjutava süsteemi hilisem muutmine on (eelkõige suuremas organisatsioonis) juba keerulisem ettevõtmine.
Ideid ja inspiratsiooni aja jälgimisega seotud teemadel saab näiteks siit.
