Puhkusetasu arvestamist peetakse tihti põhjendamatult keeruliseks toiminguks, millest saab aru vaid raamatupidaja ja mille arvutamiseks peab kindlasti olema abiks arvutiprogramm. Kui mängus on erinevad finantseerimisallikad või osaline koormus, tundub asi minevat hoomamatuks ja raamatupidamistarkvara antud väljatrükk muutub justkui „hiinakeelseks“. Abiks algajale ja meeldetuletuseks töötasude ja selle arvestusvaldkonnaga ajuti kokkupuutuvatele on siinkohal üles kirjutatud mõned põhitõed:

• kuidas ja mis alustel toimub puhkusearvestus ja mis aspektidele tähelepanu pöörata,
• puhkusetasu arvestus ja selle kajastamine projektis,
• kas lihtsamalt ei saaks ehk nipid ellujäämiseks.

Tasustatavaid puhkuseliike on mitmeid (põhi-, lisa-, õppe- jm puhkus), ka tasu võib olla arvestatud erinevatel meetoditel (kalendripäeva või tööpäeva keskmisena). Projektipõhise arvestuse vallas tuleb sagedamini kokku puutuda põhipuhkuse ja keskmise kalendripäeva tasu arvestamisega, kuivõrd muud puhkuseliigid ja –tasu on kitsam valdkond ja ei pruugi projektipõhises arvestuspraktikas nii olulist rolli mängida. Oluline on meeles pidada, et tööandja arvestab ja maksab puhkusetasu (ja hüvitisi) lähtuvalt seadusandlusest ja kehtestatud (ka sisemistest) kordadest. See, kas tasu tuleb sisemistest ja/või välistest finantseerimisallikatest, ei mõjuta arvestuspõhimõtteid.

Põhipuhkus – iga-aastane põhipuhkus on üldreegli kohaselt määratud järgnevalt:

• erisusteta töölepinguline töötaja – põhipuhkus 28 kalendripäeva aastas (TLS),
• haridus- ja teadustöötaja – põhipuhkus kuni 56 kalendripäeva (TLS),
• ametniku põhipuhkus – 35 kalendripäeva aastas (ATS).

Tähele tasub panna, et töötaja ja tööandja võivad olla kokku leppinud ka üldreeglist pikemas põhipuhkuses.

Keskmine kalendripäeva tasu - puhkusetasu arvutatakse ja makstakse töötaja keskmise kalendripäevatasu alusel. Arvesse võetakse arvutamise vajaduse tekke kuule eelnenud kuue kalendrikuu jooksul töötaja teenitud töötasu, mis jagatakse samas perioodis olevate kalendripäevade arvuga. Kalendripäevadest arvatakse maha puhkuse- ja haiguspäevad ning riiklikud pühad.

Lepingu liik - tulenevalt projekti tegevuste iseloomust võib meeskond projekti heaks töötada erinevate lepinguliikide alusel ning võib olla komplekteeritud nii juba tööandja juures töösuhet omavatest kui spetsiaalselt projektitööle võetud inimestest. Puhkuse andmine ja tasustamine puudutab töölepingulist suhet, võlaõiguslikke lepinguliike (töövõtu- ja käsunduslepingud) see ei puuduta.

Tasu liik - töölepingu seadus kasutab töötasu mõistet üldises tähenduses, so. töö eest makstav tasu, eristamata põhipalka ja lisatasusid. Avaliku Teenistuse seadus sätestab oma terminoloogia: palk = ametipalk + lisatasud. Nii projektiarvestuse kontekstis kui ka praktikas eristatakse töölepingutes siiski termineid põhipalk ja lisatasu(d). Lihtsuse huvides lähtume samast põhimõttest, et projektitöö võib olla tasustatud kas põhipalgana (osaliselt või täismahus) või pideva/ühekordse lisatasuna.

Koormus projektis - projektitöö osakaal töötaja töökoormusest on kolmas oluline aspekt, mis annab puhkusetasu projektis kajastamise põhialuse.

• töötaja projektis osalemine on tasustatud põhipalgaga/püsilisatasuga, projektikoormus võib olla fikseeritud või muutuv kuude lõikes (muutuva koormuse puhul leitakse keskmine);
• töötaja projektis osalemine on ühekordse lisatasuna tasustatud – leitakse tinglik koormus, perioodis töötajale makstud projektitasu suhe töötasu üldsummasse.